Điều kiện thủ tục để thành thành lập công ty và một số lưu ý cần thiết 

Điều kiện, thủ tục để thành thành lập công ty và một số lưu ý cần thiết 

Để thành lập công ty Quý khách hàng chỉ cần chuẩn bị duy nhất là Bản sao công chứng chứng minh thư nhân dân hoặc Thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn thời hạn (đối với cá nhân/thể nhân) hoặc Bản sao công chứng Giấy phép hoạt động (đối với công ty/pháp nhân) của các thành viên, cổ đông sáng lập công ty, người đại diện theo pháp luật của công ty (đối với người đại diện được thuê không đồng thời là cổ đông, thành viên công ty) và các thông tin liên quan đến tên công ty, địa chỉ, vốn, ngành nghề kinh doanh,…

Điều kiện để thành lập công ty:

- Công dân Đủ 18 tuổi, không thuộc đối tượng cấm thành lập doanh nghiệp

    Căn cứ pháp lý:

- Luật doanh nghiệp 2020;

- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;

- Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp do Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành.

    Hồ sơ thành lập doanh nghiệp/công ty

Bước 1: Soạn hồ sơ thành lập doanh nghiệp xin cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

•      Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp;

•      Điều lệ doanh nghiệp;

•      Danh sách thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên hoặc danh sách cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần;

•      Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân:

-      Đối với cá nhân: Chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc thẻ căn cước công dân còn hiệu lực;

-      Đối với tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức và kèm theo giấy tờ chứng thực cá nhân của người đại diện theo uỷ quyền của tổ chức.

•      Quyết định góp vốn, Văn bản cử đại diện theo ủy quyền đối với thành viên công ty, cổ đông công ty là tổ chức;

•      Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp doanh nghiệp được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư và các văn bản hướng dẫn thi hành.

•      Văn bản ủy quyền của chủ sở hữu cho người được ủy quyền đối với trường hợp chủ sở hữu công ty là tổ chức.

•      Văn bản ủy quyền cho tổ chức/cá nhân thực hiện thủ tục.

Kết quả thủ tục: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế.

Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập công ty và nộp lệ phí công bố thông tin doanh nghiệp

•      Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ tại Bước 1, Công ty Luật Vietlink tiến hành nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp qua Cổng thông tin điện tử quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

•      Khác với trước đây, thủ tục nộp lệ phí công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp sẽ được thực hiện song song với thủ tục nộp hồ sơ thành lập công ty.

•      Do đó, ngay khi công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cũng đồng thời được công bố thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 3: Khắc con dấu (mộc tròn) công ty

•      Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021 thì doanh nghiệp tự khắc con dấu, tự chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu pháp nhân của công ty. Do dó, công ty không phải đăng bố cáo thông báo mẫu dấu như trước đây. Đây cũng là một điểm rất mới của Luật Doanh nghiệp 2020 nhưng cũng là điểm lo ngại của nhiều doanh nghiệp trong vấn đề tự quản lý và sử dụng dấu của doanh nghiệp không có sự giám sát từ phía cơ quan quản lý nhà nước liên quan đến con dấu.

    Một số tư vấn, lưu ý quan trọng khi thành lập công ty

Lưu ý về trụ sở công ty

•      Trụ sở công ty không được ở nhà tập thể, nhà chung cư.

•      Để bảo đảm hoạt động kinh doanh khi thuê nhà, mượn nhà làm trụ sở công ty Quý khách hàng nên ký kết hợp đồng thuê nhà, mượn nhà và yêu cầu chủ nhà cung cấp cho 02 bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc giấy tờ tương đương.

•      Trụ sở công ty phải liên hệ được, có người nhận thư báo, tránh trường hợp cơ quan thuế, cơ quan đăng ký doanh nghiệp gửi thư phát không có người nhận sẽ bị liệt vào công ty không kinh doanh tại trụ sở và bị đóng mã số thuế, khóa mã số doanh nghiệp.

•      Doanh nghiệp nên cố định trụ sở theo quận huyện vì khi thay đổi trụ sở khác quận, huyện đang đăng ký phải thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận trước khi thay đổi đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý về lựa chọn loại hình doanh nghiệp

•      Theo ghi nhận của Luật Doanh nghiệp hiện hành (Luật doanh nghiệp 2020), Quý khách hàng có thể lựa chọn các loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân, Công ty hợp danh. Tuy nhiên, căn cứ vào thực tế thì nếu Quý khách hàng kinh doanh các ngành nghề thông thường nên lựa chọn 3 loại hình doanh nghiệp phổ biến là Công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty cổ phần.

•      Trên thực tế sự khác biệt lớn nhất của công ty cổ phần so với công ty TNHH là ở chỗ công ty cổ phần có thể huy động vốn linh hoạt và tham gia thị trường chứng khoán. Theo đó, số lượng cổ đông của công ty cổ phần tối thiểu có 03 người và không hạn chế tối đa, dễ dàng chuyển nhượng sau khi không còn là cổ đông sáng lập. Còn ưu việt lớn nhất của công ty TNHH là sự tham gia của các thành viên vào công ty là rất chặt chẽ, số lượng người tham gia hạn chế từ 01 đến 50 người.

•      Ngoài ra, chỉ khi công ty có nhu cầu tham gia thị trường chứng khoán sau này mới nên lựa chọn loại hình công ty cổ phần bởi hoạt động của công ty cổ phần, cơ cấu tổ chức và các quy định về vấn đề nội bộ của công ty cổ phần tương đối phức tạp mà doanh nghiệp chỉ sơ suất nhỏ có thể đã vi phạm các quy định của pháp luật liên quan đến các vấn đề pháp lý nội bộ của công ty cổ phần.

Lưu ý về đặt tên công ty cho công ty

•      Trên thực tế tên công ty ngày càng hạn chế do số lượng doanh nghiệp ngày một nhiều. Tuy nhiên, để có thể đặt được tên công ty theo mong muốn rất đơn giản bằng cách thêm các tiền tố hoặc hậu tố vào tên công ty là có thể đăng ký được.

•      Khi đặt tên công ty cần tránh các tên riêng có thành tố riêng nổi tiếng ví dụ như: Samsung, Nokia, Honda,… hoặc các nhãn hiệu đã đăng ký độc quyền vì có thể doanh nghiệp có nguy cơ bị yêu cầu đổi tên do trùng với nhãn hiệu đã được bảo hộ độc quyền tại Việt Nam trước thời điểm doanh nghiệp đăng ký tên công ty bị trùng lặp.

•      Ngoài ra, đặt tên công ty cũng nên tính đến việc tên riêng công ty có khả năng đăng ký nhãn hiệu, tên miền để nhận diện thương hiệu doanh nghiệp trong tương lai mang tính đồng bộ, chuyên nghiệp.

Lưu ý về đăng ký, kê khai vốn điều lệ khi thành lập công ty

•      Theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì vốn điều lệ do doanh nghiệp tự kê khai và tự chịu trách nhiệm (kể cả các ngành nghề có yêu cầu vốn pháp định thì doanh nghiệp cũng chỉ cần kê khai đủ mức vốn quy định mà không cần chứng minh hay xác nhận nguồn vốn thực tế).

•      Căn cứ vào nhu cầu hoạt động như: mức hợp đồng ký kết với đối tác, sự tham gia vào dự án, số vốn phải ký quỹ đối với một số ngành đặc thù, mức thuế môn bài muốn đóng mà doanh nghiệp lựa chọn mức vốn điều lệ hợp lý, phù hợp và tính đến tính chịu trách nhiệm của các chủ sở hữu doanh nghiệp/công ty khi cam kết mức vốn của mình.

•      Thời hạn góp vốn là 90 ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Đối với cá nhân thành lập công ty có thể lựa chọn góp vốn bằng hình thức hoặc chuyển khoản vào tài khoản của công ty. Tuy nhiên, đối với tổ chức là thành viên/cổ đông công ty thì việc góp vốn phải thực hiện bằng hình thức chuyển khoản vốn góp vào tài khoản của công ty có đăng ký với cơ quan đăng ký doanh nghiệp (Tham khảo quy định tại Nghị định 222/2013/NĐ – CP và Thông tư 09/20215/BTC ngày 29/01/2015).

•      Theo quy định của pháp luật, thủ tục tăng vốn điều lệ công ty tương đối đơn giản, trong khi đó thủ tục giảm vốn điều lệ công ty lại tương đối nhiều điều kiện và cần thời gian nhất định trừ trường hợp thành viên, cổ đông không góp đủ vốn trong vòng 90 ngày thì công ty phải hoạt động đủ 02 năm mới có thể đăng ký giảm vốn điều lệ cùng một số điều kiện nhất định. Do đó, công ty nên cân nhắc mức vốn khi kê khai vốn điều lệ trong hồ sơ thành lập công ty để đảm bảo việc góp vốn cũng như cân bằng lợi ích các thành viên/cổ đông trong công ty.

Lưu ý về ngành nghề kinh doanh

•      Hiện nay, doanh nghiệp được kinh doanh các ngành nghề pháp luật không cấm. Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ được phép kinh doanh các ngành nghề mà mình đã đăng ký và kê khai trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp nên lựa chọn phạm vi rộng khi đăng ký các ngành nghề kinh doanh cho công ty trong hồ sơ đăng thành lập công ty.

•      Có thể nói điểm ưu việt của Luật Doanh nghiệp hiện hành là doanh nghiệp chưa cần xuất trình các điều kiện đối với các ngành nghề yêu cầu chứng chỉ hành nghề. Do đó, tùy thuộc vào nhu cầu hoạt động doanh nghiệp có thể lựa chọn mở rộng các ngành nghề kinh doanh để tránh sau khi hoạt động phát sinh thêm thủ tục bổ sung ngành nghề do khi thành lập chưa bao quát các ngành nghề dự định kinh doanh.

Việc áp mã ngành nghề kinh doanh của công ty thực hiện theo mã ngành cấp 4 theo quy định tại hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam (Áp dụng theo Quyết định số: 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ). Luật Vietlink sẽ hỗ trợ phân ngành và áp mã ngành nghề cho quý công ty.

Các loại thuế cơ bản công ty phải nộp:

•      Thuế môn bài (theo mức vốn điều lệ đăng ký);

•      Thuế giá trị gia tang (theo cân đối đầu ra, đầu vào của công ty);

•      Thuế thu nhập doanh nghiệp (chỉ phải nộp khi công ty có lãi, 20% lợi nhuận công ty);

•      Thuế xuất khẩu, nhập khẩu (nếu có hoạt động xuất nhập khẩu);

•      Thuế tài nguyên (nếu có sử dụng tài nguyên);

•      Thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu kinh doanh ngành nghề đặc biệt hạn chế kinh doanh).

Các mốc thời gian nộp tờ khai thuế và nộp thuế

- Đối với thuế môn bài: Căn cứ Nghị định số Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/02/2020 thì doanh nghiệp thành lập năm 2021 sẽ được miễn lệ phí môn bài, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp tờ thuế môn bài. Thời gian kê khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai: Người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập; doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập. Ngoài ra, trong năm 2021 khi doanh nghiệp thành lập công ty cũng đồng thời thành lập thêm địa điểm kinh doanh, chi nhánh công ty trên toàn quốc cũng được miễn thuế môn bài cho các đơn vị trực thuộc này.

- Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế giá trị gia tăng (nếu có), báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

•      Tờ khai quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;

•      Tờ khai quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;

•      Tờ khai quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;

•      Tờ khai quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau;

- Thời hạn nộp tiền thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính (nếu có) không phải nộp tờ khai

•      Quý 1: Hạn chậm nhất là ngày 30/04;

•      Quý 2: Hạn chậm nhất là ngày 30/07;

•      Quý 3: Hạn chậm nhất là ngày 30/10;

•      Quý 4: Hạn chậm nhất là ngày 30/01 năm sau.

Doanh nghiệp tự cân đối mức thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính và sau đó cuối năm tổng hợp doanh thu, chi phí để quyết toán tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp trong năm (nếu có).

Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm: Hạn nộp chậm nhất báo cáo tài chính năm trước là ngày 30/03 năm sau.

Tuy nhiên, năm 2021 Chính phủ có áp dụng hỗ trợ doanh nghiệp bằng việc gia hạn thời hạn nộp các loại thuế theo các thời hạn nhất định.

Những lưu ý về kê khai thuế khi mới thành lập công ty

•      Đối với kê khai thuế giá trị gia tăng: Doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn đầu vào và đầu ra thì đến thời hạn kê khai và nộp thuế công ty vẫn phải nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng (VAT).

•      Đối với báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Doanh nghiệp vẫn cần phải kê khai dù chưa xuất hóa đơn giá trị gia tăng của công ty (nếu Công ty đã thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn giá trị gia tăng).

•      Đối với báo cáo tài chính cuối năm: Doanh nghiệp lưu ý dù công ty không phát sinh hoạt động kinh doanh vẫn phải lập và nộp báo cáo tài chính cuối năm cho năm hoạt động.

Các thủ tục sau khi thành lập công ty

Mở tài khoản ngân hàng của công ty

Thủ tục này do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành. Hồ sơ chuẩn bị đăng ký mở tài khoản ngân hàng bao gồm:

•      01 bản công chứng “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”;

•      01 bản công chứng “Chứng minh nhân dân” của người đại diện pháp luật ghi trên giấy phép;

•      01 bản sao điều lệ công ty.

- Năm 2021, doanh nghiệp không cần phải thực hiện công bố mẫu dấu theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. Tuy nhiên, nhiều ngân hàng sẽ chưa cập nhật nội dung này nên Quý khách cần lưu ý và trao đổi nội dung này để thực hiện thủ tục mở tài khoản dễ dàng nhất.

- Doanh nghiệp cần mang theo con dấu doanh nghiệp khi đến làm thủ tục hoặc ủy quyền cho Luật Vietlink hỗ trợ thực hiện.

- Từ ngày 01/05/2021 khi Thông tư 01/2021/TT- BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp bắt đầu có hiệu lực thì không còn mẫu hồ sơ kê khai tài khoản ngân hàng với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư. Do đó, được hiểu rằng từ thời điểm 01/05/2021 doanh nghiệp sau khi mở tài khoản không phải thực hiện thủ tục kê kê khai số tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp mới mở với Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

- Đăng ký chữ ký số để nộp thuế điện tử và báo cáo thuế qua mạng Internet

- Đăng ký nộp thuế điện tử từ một ngân hàng mà doanh nghiệp đã đăng ký mở tài khoản.

  Hiện nay, đối với các khách hàng thành lập doanh nghiệp/thành lập công ty tại Hà Nội có thể đăng ký xin cấp số tài khoản ngay trong hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp/công ty sẽ không phải thực hiện mở tài khoản và thực hiện thông báo tài khoản ngân hàng theo thủ tục hướng dẫn kế tiếp. Có thể nói Hà Nội đang tiên phong trong việc hỗ trợ doanh nghiệp và các tiện ích cho doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp/công ty tại Hà Nội. Tuy nhiên, hiện nay số lượng ngân hàng có thể đăng ký online tài khoản cho doanh nghiệp còn hạn chế nên doanh nghiệp có ít lựa họn.

- Nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài

- Miễn lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp thành lập năm 2021

- Theo quy định tại Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 25/02/2020: công ty/doanh nghiệp thành lập năm 2021 sẽ được miễn lệ phí (thuế) môn bài, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp tờ khai thuế môn bài.

Thời gian kê khai lệ phí môn bài và nộp tờ khai:

- Người nộp lệ phí mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập; doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh thực hiện khai lệ phí môn bài và nộp Tờ khai cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước ngày 30 tháng 01 năm sau năm mới ra hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc mới thành lập.

- Làm biển và treo biển công ty tại trụ sở chính

- Doanh nghiệp bắt buộc phải treo biển công ty tại trụ sở với các nội dung như sau: Tên cơ quan chủ quản (cơ quan cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tức Sở Kế hoạch và Đầu tư), tên công ty, địa chỉ trụ sở, số điện thoại hoặc email (nếu có).

- Mua chữ ký số điện tử để thực hiện nộp thuế điện tử

(Doanh nghiệp có thể thông qua Luật Vietlink để có mức phí sử dụng chữ ký số giá ưu đãi và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất).

- Đề nghị phát hành hóa đơn điện tử

- Hồ sơ đề nghị phát hành hóa đơn điện tử nộp qua mạng bao gồm

•      Quyết định phát hành hóa đơn;

•      Mẫu hóa đơn.

Sau khi nộp hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn trong vòng 2-3 ngày, cơ quan thuế sẽ tiến hành đánh giá hồ sơ để xem xét chấp thuận hay không? (Ngoài ra, có một số Chi cục thuế yêu cầu nộp bản gốc hồ sơ nộp qua mạng. Cơ quan thuế có thể đi kiểm tra địa chỉ trụ sở trước hoặc sau khi ra quyết định chấp thuận cho phép phát hành hóa đơn, việc đi kiêm tra có thể có hẹn trước hoặc đột xuất, do đó doanh nghiệp cần thu xếp có nhân sự túc trực tại Văn phòng trong thời gian nộp hồ sơ phát hành hóa đơn).

Theo quy định tại Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022. Theo đó trong năm 2021 không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử mà chỉ bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ 01/7/2022. Như vậy, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế vẫn được sử dụng hóa đơn giấy đến hết 30/6/2022 nếu đã phát hành trước ngày 19/10/2020. Tuy vậy, tại Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh thành phố lớn đều khuyến khích và tuyên truyền để các doanh nghiệp mới thành lập phát hành hóa đơn điện tử phù hợp với xu thế chung số hóa trong hoạt động quản lý doanh nghiệp:

Về thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã như sau:

•      Tờ khai Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu 01;

•      Các cá nhân/tổ chức truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Các nội dung cần chuẩn bị khi cơ quan thuế xuống kiểm tra để phát hành hóa đơn VAT

•      Treo biển tại trụ sở chính;

•      Hợp đồng thuê nhà; Chứng minh thư nhân dân+ hộ khẩu của chủ nhà;

•      Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản công chứng);

•      Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

•      Con dấu của doanh nghiệp;

•      Bố trí văn phòng làm việc để thể hiện doanh nghiệp có hoạt động;

•      Nhân viên/ Người đại diện theo pháp luật để tiếp cán bộ đại diện cơ quan thuế.

•      Tư vấn mọi thủ tục pháp lý miễn phí phát sinh trong quá trình hoạt động.

Quý khách hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn:

================

Công ty Luật Vieltink

▪ Trụ sở: P203 tòa nhà Giảng Võ Lake View, D10 Giảng Võ, quận Ba Đình, Hà Nội

▪ Chi nhánh TP.HCM: Lầu 6, P602, 60 Nguyễn Văn Thủ, Phường Đakao, Quận 1, HCM

▪ Hotline: 0914.929.086

▪ Email: hanoi@vietlinklaw.com

▪ Website: vietlinklaw.com